Aufgabe
Arbeitsräume werden zunehmend so gestaltet, dass sie optimal zu den Bedürfnissen der Belegschaft passen. Denn seit Mobiles Arbeiten und Home Office als Alternative für produktive Wissensarbeit etabliert sind, müssen Organisationen ihren Mitarbeiter:innen und Führungskräften gute Gründe liefern, ins Büro zu kommen.
Ein Software-Unternehmen hat bereits ein zeitgemäßes und prämiertes Modell für Arbeitsräume etabliert. Mitarbeiter:innen und Teams bewegen sich im Arbeitsalltag frei zwischen 9 Zonen, die für unterschiedliche Arbeitsmodi ausgestattet wurden - vom Kreativ-Workshopraum bis zur Fokuszone für Einzelarbeit. Nicht ohne Grund: um Software-Spezialist:innen für das Unternehmen zu gewinnen, die jederzeit aus einer Vielzahl von Jobangeboten frei wählen können, braucht es eine Arbeitsumgebung, die zur Arbeit passt und – im besten Fall - inspiriert. Umso mehr, da das Unternehmen eine Betriebsvereinbarung über 100% Mobiles Arbeiten hat.
Nach dem erfolgreichen Roll Out des Arbeitszonen-Konzepts stellte sich das Unternehmen nun die Frage: wie halten wir Büroflächen, einzelne Arbeitszonen und deren Ausstattung attraktiv und aktuell für die Nutzer:innen?
"Give me a reason to go to the office!"
Lösung: Schnelles und direktes Nutzer-Feedback über QR-Codes
Gemeinsam mit der Kundenorganisation hat Summer&Co ein Nutzerfeedback-System mit drei Hauptkomponenten aufgebaut:
- QR-Codes: mit über 3.500 Datenpunkten in 9 Gebäuden an 5 Standorten ist jede Arbeitszone, die beurteilt wird, eindeutig lokalisierbar. Dabei bleiben die Feedbackgeber:innen – Stichwort Datensparsamkeit - stets anonym.
- Kurzbefragung via Smartphone: der Scan eines QR-Codes ruft ein Feedbackformular auf, das auf die aktuell genutzte Zone abgestimmt ist. Nutzer:innen können die Zone / ihre Erfahrung bewerten und direkt Änderungswünsche eingeben. Das dauert weniger als 30 Sekunden.
- Dashboard: Das Company Services-Team von des Kunden nutzt ein Dashboard auf Power BI-Basis, das die gewonnenen Daten aggregiert und übersichtlich visualisiert. Diese Insights nutzt das Team, um das Arbeitszonen-Konzept kontinuierlich zu verbessern. Büroflächen und Arbeitszonen werden passend zu den Bedürfnissen der Nutzer:innen weiterentwickelt.
Erfolgsrezept Partizipation
Das Unternehmen hat das "_spheres(R)" getaufte Konzept von Beginn an partizipativ gestaltet und umgesetzt. Die rund 50 internen „_spheres Agents“ fungierten in der Konzeptionsphase als Impuls- und Ideen-Geberinnen und stehen seit dem _spheres Roll Out als Multiplikator:innen und für Fragen von Kolleg:innen zur Verfügung. Mit dem nun etablierten Feedbacksystem kommt ein wichtiges partizipatives Element hinzu: jede Nutzer:in eines Büros an deutschen Standorten kann nun dabei mitwirken, die perfekte Arbeitsumgebung zu schaffen.
Unser Beitrag
- Breite Kompetenz: Verständnis für Neue Arbeitsformen und Agilität, Sensibilität für Fragen der Mitbestimmung, bis zu Data Science, Programming und Analytics. In diesem Projekt konnten wir zeigen, weshalb erfolgreiche Veränderungsvorhaben ein umfassendes Kompetenzspektrum brauchen.
- Maßgeschneidert, aber modularisiert: vom individuellen QR-Code vor Ort, über eine Umfrage mit ausgefeilter Verzweigungslogik und inhaltlichem Design, die Architektur des Backends sowie das Dashboard für Data Analytics. Das Nutzerfeedback-System ist genau auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt, aber jederzeit erweiterbar und für die globale Organisation skalierbar
- Co-kreativ: die gesamte Konzeptions- und Entwicklungsarbeit verlief in enger Zusammenarbeit mit den Stakeholdern der Kundenorganisation: Workplace Strategy & Company Services, Facility Management, Betriebsrat, Human Resources und natürlich Fachteams.
- Effizient: Nicht oder schlecht genutzte Büroflächen verursachen seit der Corona-Pandemie enorme Kosten. Attraktive Arbeitsumgebungen dagegen sind weiterhin ein hoher Attraktor für Talente und ein wesentliches Asset für Innovation und starke Employer Brands.
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