Aufgabe

Die Umstellung auf SAP S/4HANA stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Kernprozesse des Unternehmens werden grundlegend umgestellt. Daten müssen migriert, Stakeholder informiert und vorbereitet, Mitarbeiter:innen geschult werden. Im Fall unseres Kunden, der Accounting-Abteilung eines Vermögensverwalters, war die Umstellung auf SAP S/4HANA nur ein Teil einer umfassenden Transformation im Bereich Finance. Denn parallel zur Systemmigration sollten neue Teamstrukturen etabliert und Prozesse optimiert werden – unter der zwingenden Anforderung, im laufenden Geschäftsbetrieb pünktliche und qualitativ einwandfreie Abschlüsse für mehrere Hundert Gesellschaften zu erstellen. Auf Monats-, Quartals-, Halbjahres und Jahresbasis.

Um die Komplexität dieser Herausforderungen zu meistern, suchten die Führungskräfte der Abteilung externe Unterstützung bei Summer&Co. Zum richtigen Zeitpunkt: einige Mitarbeiter:innen zeigten bereits Anzeichen von Überlastung angesichts der vielfältigen und gleichzeitigen Veränderungen.

Vorgehen

Startpunkt der Begleitung war die Auftragsklärung mit den Führungskräften der Abteilung. Für die Transformationsarchitektur wurden zentrale Vorhaben identifiziert und als inhaltliche und zeitliche Sequenz zu einem stimmigen und machbaren Gesamtbild geordnet. Der weitere Prozess fand auf zwei Ebenen statt: für die Abteilung als Ganzes begleiteten wir die Transformation durch größere Workshops mit dem gesamten Team. Wichtige Elemente hierbei waren die Entwicklung eines Transformations-Narrativs, interne Kommunikation zum Status der Veränderungsvorhaben, die partizipative Planung und Durchführung von Initiativen im Open Space Format sowie gemeinsame Retrospektiven, um Verbesserungspotenziale zu heben.

Komplementär zur Arbeit mit der gesamten Abteilung arbeitet Summer&Co mit einzelnen Teams und Mitarbeiter:innen an spezifischen operativen Veränderungsmaßnahmen: der Basisprozess der Finanzabschlüsse, die Rollenmodelle der Subteams sowie das interne Wissensmanagement bekamen in ko-kreativer Arbeit Updates oder wurden gänzlich neu entwickelt. Die Mitarbeiter:innen neu formierter Teams starteten jeweils mit einem gut strukturierten Kickoff in ihre Zusammenarbeit.

Im Laufe der Zusammenarbeit zeigt sich: Mitarbeiter:innen und Führungskräfte gewinnen zunehmend einen Überblick über das Gesamtvorhaben und das Zusammenwirken seiner Teile. Relevante Entwicklungsschritte von Initiativen und Maßnahmen werden sichtbar gemacht und als Erfolge gewürdigt. Und mit jedem abgeschlossene Teilvorhaben wächst die Zuversicht, dass auch die übergeordnete Gesamtvorhaben sich einem Abschluss nähert und Finanzbereich und Accounting-Abteilung ein neues Entwicklungsniveau erreichen. Wir freuen uns, dieses laufende Mandat auch in 2024 weiter betreuen zu dürfen.